Cum sa scrii email-uri la locul de munca

Cum sa scrii email-uri la locul de munca
Cati dintre voi nu sunteti dependenti de verificarea email-ului de pe telefonul mobil sau desktop la locul de munca? Fie ca este vorba de un contract sau un task nou, casuta de email de la serviciu este tot timpul plina. Email-ul este, fara indoiala prima forma de comunicare pentru mediul afacerilor inca de la inceputul anilor 2000. Iar cum email-ul este element de baza in felul in care noi comunicam, cu siguranta sunt cateva lucruri pe care le putem face, iar pe altele trebuie sa le evitam atunci cand trimitem email-uri in interes de serviciu.

Ce AI voie sa faci in email la locul de munca

Personalizeaza

Indiferent ca te adresezi celui mai bun prieten de la serviciu sau compui un email plin de informatii pentru un client, trebuie sa ai intotdeauna obiceiul de la personaliza email-ul cu numele celui caruia te adresezi. Fie ca este vorba de prenume sau de o formulare protocolara cu “Dna/Dnul X”, cel mai bine este sa folosesti formula pe care ai folosi-o si intr-o conversatie fata in fata cu persoana respectiva.

Adapteaza

Prin asta ma refer la a a-ti cunoaste interlocutorul. Studiaza istoricul conversatiilor pe email cu aceasta persoana, recunoaste tonul sau stilul in care ti s-a adresat in trecut si adapteaza-te la felul lui de a fi. Daca ti-a trimis email-uri scurte si cuprinzatoare, poate insemna ca este o persoana ocupata, asa ca incearca sa fii concis in email-urile la care ii raspunzi.

Verifica inainte de a trimite

Ar putea fi chiar prima regula de care trebuie sa tii cont cand trimiti email-uri. Cele mai mari temeri sunt sa nu apesi butonul de trimitere si sa realizezi ca ai uitat ceva, nu ai atasat un document, ai scris un cuvant gresit (tuturor ni se mai intampla). Regula de aur ar fi sa introduci email-ul destinatarului abia dupa ce ai facut toate verificarile de mai sus.

Pastreaza mesajul cat mai scurt

Nu are niciun rost sa scrii email-uri cu 10 paragrafe. Ramai scurt si la obiect. Sa citesti un email lung cat o nuvela nu este deloc eficient nici pentru cel care il primeste si nici pentru cel care il compune. Si pentru a dovedi asta, ma voi opri aici.

Pastreaza casuta de Inbox tot timpul curata

Sigur ti s-a intamplat sa lasi un email pentru “mai tarziu” si sa uiti de el si asa s-au adunat zeci de email-uri necitite. Cand te gandesti sa te apuci sa faci curat in Inbox, tot timpul se gaseste un task mai urgent de rezolvat. Cel mai bine este sa incerci sa iti organizezi email-urile in foldere dedicate, pentru fiecare client.

Verifica email-urile in functie de timpul tau disponibil

Nu cadea in capcana verificarii email-ului odata la cateva minute. Oprindu-te din ceea ce faci pentru a-ti verifica tot timpul email-ul te poate scoate din ritm si sa nu mai fi concentrat asupra a ceea ce faci. Cel mai bine este sa intri in casuta de email atunci cand nu ai altceva de facut sau de 3-4 ori pe zi. Astfel poti sa te concentrezi tot timpul asupra lucrurilor importante fara sa te intrerupi tot timpul din ce faci.

E bine ca unele lucruri sa ramana personale

Ai fost la nunta unui coleg si a iesit o petrecere de pomina. Nu te apuci sa ii ceri pozele de la acel evenument prin intermediul email-ului de serviciu. Pentru asta exista intotdeauna email-ul personal.
Unele companii monitorizeaza activitatea angajatilor, asa ca ce este legat de viata personala este bine sa ramana separat de mediul de business.

Ce NU ai voie sa faci in email la locul de munca

Abrevierile

Trebuia sa te astepti si la asta. Adu-ti aminte ca trimiti email-uri intr-un mediu profesional, asa ca termeni precum “thx”, “lol”, “n vdm la 8” sau “mai bn k nu am venit” nu ar trebui sa-ti treaca prin minte atunci cand trimiti email-uri la locul de munca.

Prea multe semne de exclamare!!!!!!!!

Alt lucru care ma enerveaza atunci cand il vad este scrisul cu litere mari si folosirea semnelor de exclamare care ma duc cu gandul la tipete (si nu doar pe mine). Semnele de exclamare pot da sperante false sau sa starneasca asteptari cand sunt folosite in contexte gresite. Se pot folosi, dar cu masura si numai acolo unde este cazul.

:) sau :(

Atunci cand se trece la alt nivel al unei conversatii si te cunosti destul de bine cu persoana cu care iti scrii, este acceptata folosirea din cand in cand a emoticoanelor. Dar daca se compune un intreg email numai din emoticoane care sa exprime starea de spirit este destul de enervant. Ramaneti pe linia profesionala cat mai mult posibil si limitati cat mai mult aceasta forma de exprimare prin emoticoane.

Nu trebuie sa folosesti butonul “reply all” tot timpul

Daca conversatia ta se rezuma la a dialoga numai cu un singur coleg din toata lista, pentru a nu-i deranja si pe ceilalti cu ceea ce aveti de discutat, poti sa ii excluzi pe ceilalti din discutie. Concluzionand, folosirea butonului “reply all” nu este tot timpul necesara.

Trimite email-ul atunci cand esti pregatit

Ai avut o zi foarte aglomerata, se apropie ora pranzului si ti-e foarte foame. Tocmai ti-ai adus aminte ca mai trebuie sa trimiti inca 3 email-uri urgente dar care necesita multa cercetare si mai ales concentrare.
Trage aer in piept, bea un pahar cu apa si mananca ceva si abia dupa ce te mai linistesti putin apuca-te de compunerea acestora. Vei avea alta stare de spirit si vei fi mult mai concentrat.

Semnatura din email pe telefonul mobil

Am intalnit situatia urmatoare si sincer nu prea am gasit nicio urma de umor in ea: “sent from my iPhone, please excuse any typos” (trimis de pe Iphone, scuzati greselile gramaticale). Fie ca raspunzi de pe telefonul mobil sau de pe un calculator, regulile de mai sus se aplica si in acest caz. Poti verifica de doua ori inainte de a trimite daca ai scris corect, deoacere lasa impresia ca acest raspuns este mai putin important fata de altele. Fii constant, seteaza si pe telefonul mobil aceiasi semnatura business pe care o ai in email-ul de pe computer.

In concluzie

Este greu sa urmezi o anumita eticheta cand trimiti email-uri la locul de munca, desi se intampla sa mai incalcam cateodata una din regulile de mai sus. Pe de alta parte sunt cateva elemente din cele enumerate care nu ar trebui niciodata trecute cu vederea intr-un email trimis in interes profesional, oricare ar fi tonul companiei.

Sursa: http://blog.hubspot.com/





Se incarca ...